Aujourd’hui, les systèmes d’information des entreprises intègrent différentes sortes d’outils de gestion : de la comptabilité à la production, en passant par le stock et le suivi de la performance. Rares sont toutefois les systèmes qui prennent en compte les outils de QSE dont le rôle est pourtant déterminant dans l’obtention d’une certification, gage de qualité aux yeux des clients et des partenaires.
Un outil QSE dédié à la place des fichiers Excel
Mettre en place une démarche Qualité, Sécurité, Environnement (QSE) s’inscrit dans une stratégie globale de performance continue. Cette étape s’avère nécessaire pour renforcer la confiance avec les parties prenantes, en l’occurrence les clients, les partenaires et les collaborateurs. Mais chose étonnante, peu d’entreprises intègrent les logiciels QSE dans leur système d’information, préférant l’utilisation classique de fichiers Excel pour gérer et suivre leurs processus.
Par ailleurs, la mise en place d’une telle certification s’accompagne du recrutement d’un responsable QSE qui pilote l’ensemble du processus, de la création de la documentation à l’élaboration des tableaux de bord. Des tâches chronographes dont les conséquences se ressentent assez rapidement : perte de temps, manque de réactivité dans les prises de décision, manque de souplesse.
En utilisant des fichiers Excel pour la gestion de son système de management, l’entreprise perd en flexibilité et en réactivité. On estime que l’exploitation d’une dizaine de fichiers Excel pour une structure de 100 salariés occupe plus d’un quart de l’activité du responsable QSE.
La QSE et le management collaboratif
La pertinence d’une démarche QSE implique l’engagement à tous les niveaux des responsables de services. Pour maintenir leur certification, ceux-ci doivent contribuer à une gestion plus dynamique des flux, en élaborant par exemple l’indice de performance fournisseurs pour un responsable achat.
Dès lors, le logiciel QSE peut facilement remonter l’information afin que le responsable puisse proposer des axes d’amélioration et aider les managers dans la prise de décisions. Il n’aura plus à perdre du temps avec la collecte d’informations et l’envoi de requête, mais pourra pleinement jouer son rôle de support aux différents services et à l’équipe managériale.
Intégrer un logiciel QSE dans son système d’information est une stratégie pertinente qui s’accompagne d’avantages divers. Basculer vers ce système collaboratif, c’est aussi s’adapter aux évolutions futures des systèmes de management. Dans les années à venir, consulter les données du système de management et suivre sa performance en temps réel depuis n’importe quel endroit connecté sera rendu plus accessible. Il en est de même de la collecte de données qui pourront remonter toutes seules, de façon autonome.